PENGENDALIAN
UNTUK PENGARSIPAN DATA
Sistem
komputer mendorong pengumpulan data. Sebuah hard drive dari komputer pribadi bisa
menyimpan ratusan file. Namun, kesibukan pekerjaan membuat perencanaan yang diperlukan untuk menyimpan file menjadi
terabaikan. Akibatnya, file perlahan-lahan menjadi tidak teratur, dan proses
pencarian dokumen menjadi bermasalah dan kita harus pandai-pandai mencari kata
kunci yang tepat.
Saat
ini, kasus biaya untuk sistem komputer cenderung berkonsentrasi di jalan teknologi
akan mempengaruhi operasi dan praktek kerja bisnis. Pendapatan tambahan dari
peningkatan pemrosesan, atau biaya penghematan dari pengurangan dokumen,
sepatutnya seimbang terhadap investasi biaya untuk peralatan baru dan perangkat
lunak . Konsekuensi ekonomi dan lainnya karena harus menyimpan catatan dalam
jangka panjang jarang dipertimbangkan. Keunggulan utama dari berkas kertas: file
kertas catatannya yang akan tidak memudar, dan siapa pun bisa membaca dan
memahami. Di banyak kasus, catatan juga berisi bukti otentikasi, karena telah ditandatangani
atau diparaf. Kertas menyediakan semua fitur ini secara otomatis dan dengan
biaya rendah.
Hal
sederhana dan jelas tersebut tidak tersedia dalam berbagai bentuk berkas
elektronik, sehingga perlu untuk menemukan cara-cara membangun berkas
elektronik. Sayangnya, tidak jelas seberapa jauh proses ini perlu diambil.
Media penyimpanan komputer didasarkan pada teknologi yang telah ditemukan
baru-baru ini. Tidak seorang pun dapat cukup yakin berapa lama magnetic dan
pola optik direkam pada mereka akan bertahan. Ada beberapa ketidakpastian
apakah peralatan untuk membaca format disk yang saat ini ada akan tersedia di
masa mendatang.
Kegagalan
untuk melestarikan dan mengotentikasi catatan memadai bisa mengakibatkan biaya
yang besar kemudian, karena catatan mungkin diperlukan untuk bisnis untuk
membuktikan kasus itu dalam menanggapi gugatan hukum atau perhatian dari
peraturan perusahaan. Terlepas dari semua implikasi komersial catatan
membuktikan terbaca atau tidak dapat diandalkan , banyak peneliti dan arsiparis
umum juga prihatin pada cara informasi tentang fungsi bisnis bias menjadi
hilang kepada generasi mendatang .
KEGUNAAN
SOFTWARE DAN MEDIA
Buku
harian Samuel Pepys merupakan bukti bahwa jika catatan yang tidak terkena
kondisi ekstrim seperti panas atau lembab akan mampu bertahan selama ratusan
tahun. Salah satu fitur menarik dari tulisan Pepys adalah meskipun teks
bertahan, tetapi tidak mudah untuk menafsirkannya. Pepys menggunakan versi
kontemporer yang diciptakan oleh Thomas Shelton. Ini memiliki sedikit kesamaan
dengan yang digunakan saat ini, sehingga penafsir Pepys ini menulis juga perlu panduan
metode Shelton yang diterbitkan pada
tahun 1642 ( Latham 1987).
Masalah
serupa bisa menghadapi seorang peneliti masa depan, mencoba untuk membaca disk
magnetik atau optik. Rothenberg (1995) telah menunjukkan, tidak ada yang jelas
tentang apa yang terkandung pada penyimpanan digital perangkat seperti CD-ROM .
Setiap disk berisi aliran panjang bit, dan sebelum dapat menafsirkan mereka
penting untuk mengetahui beberapa tambahan Informasi: misalnya, bagaimana file
di disk diindeks, dan apakah mereka dikodekan sebagai teks atau gambar. Hal ini
mungkin tampak menjadi perhatian praktis kecil di dunia saat ini PC hampir
identik, ketika sebuah CD-ROM IBM - kompatibel dapat dibaca oleh setiap mesin
sesuai dikonfigurasi. Namun, itu adalah situasi sementara. Mari kita andaikan
bahwa data arsip berkomitmen untuk CD. Seseorang yang mencoba membaca CD dalam waktu 10 atau 20 tahun
bisa menghadapi tiga dasar masalah:
1.
Software konvensi dan standar
Software
terus berkembang, pemasok meng-upgrade produk mereka, dan membujuk pelanggan
mereka untuk membuang versi yang lebih tua. Pemasok memiliki kepentingan dalam
memastikan bahwa setiap file yang dibuat oleh versi lama terus dibaca oleh yang
baru, untuk menghindari file konversi mahal dan untuk menjaga pelanggan mereka dari
berbagai produk yang sama.
Fleksibilitas
dalam membaca file diberikan selama pemasok menganggapnya bijaksana. Tidak ada
pemasok yang mampu untuk mendukung semua format file tanpa batas. Hasil
akhirnya adalah bahwa kemungkinan untuk bisa membaca out-of –date mengajukan
benar terus berkurang. Untuk memahami file, kita harus memiliki program yang
dapat menafsirkannya. Masalahnya adalah bahwa program yang dimaksud mungkin
telah lama ditarik dari pasar. Selanjutnya masalah diperparah oleh kenyataan
bahwa tidak semua orang menggunakan produk pemimpin pasar, dan lagi pula
pemimpin pasar berubah selama bertahun-tahun. Perusahaan perangkat lunak juga
telah berfluktuasi dalam kemampuan mereka untuk mengatur standar yang digunakan
dalam perangkat lunak PC.
2.
Hardware yang usang
Generasi
baru perangkat keras muncul setiap beberapa tahun, dan laju perubahan tidak
menunjukkan tanda berkurangnya. Perubahan akan mempengaruhi komputer sendiri
dan perangkat penyimpanannya. Kemampuan untuk terus menggunakan prosesor
terkait erat dengan ketergantungan pada system operasi. sistem operasi DOS,
yang diperkenalkan dengan pertama IBM PC telah bertahan melalui beberapa generasi
teknologi chip, sehingga sebagian besar program DOS masih bisa dijalankan
hingga hari ini. Namun, sistem operasi lain tidak berlangsung dengan baik. Sebagai
contoh, DOS awalnya bersaing dengan sistem operasi lain yang disebut CP/M
(Steffens 1994). Namun CP/M sejak lama telah lenyap. Disket juga telah berubah
dalam desain dan format. Namun sekarang ini akan sulit menemukan mesin yang
mampu membacanya.
Perubahan
paralel telah diamati dalam dunia mainframe komputasi. Magnetic tape telah lama
menjadi media tradisional untuk pengarsipan, tapi format dan desain telah
berubah secara radikal selama tahun. Pelapis magnetik yang lebih baik telah
dikembangkan namun masalah yang sama muncul: rekaman dan data yang mungkin
dalam sempurna memesan, tapi mesin yang mampu membaca hanya mungkin tersedia
dalam museum ilmu pengetahuan.
3.
Kerusakan media
Media
menyangkut kemampuan untuk mempertahankan informasi akurat lebih
bertahun-tahun. Daya tarik utama dari media (kemampuan untuk menyimpan data
dengan kepadatan yang sangat tinggi), namun juga menjadi salah satu kelemahan
mereka. Hanya sedikit kerusakaan di permukaannya dapat membuat data dalam
jumlah cukup besar tidak terbaca. Teknik Merekam mencoba untuk mengimbangi
untuk ini, dengan menambahkan coding ekstra untuk mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan .
Sayangnya
, ini tidak dapat mengatasi kerusakan serius, misalnya di mana disk atau tape
telah terkena medan magnet yang kuat, melemahnya sinyal disimpan pada
permukaannya, atau benda tajam telah menembus rapuh piring disk optik. Selain
itu, media ini cenderung memburuk dari waktu ke waktu . Sulit untuk membuat
prediksi yang akurat, karena produsen meningkatkan kualitas produk mereka
sepanjang waktu.
PERSYARATAN
PENGARSIPAN DATA BISNIS
Arsiparis
publik berusaha untuk melestarikan catatan, sehingga sejarawan masa depan akan
mampu membangun pandangan yang lengkap dan seimbang dari suatu peristiwa. Sebagian
besar negara memerlukan organisasi untuk mempertahankan catatan bisnis mereka
untuk jangka waktu tertentu. Sebuah contoh umum adalah catatan berkaitan dengan
kewajiban pajak. Periode waktu minimum untuk retensi yang ditetapkan dalam
undang-undang yang biasanya terkait dengan waktu yang diizinkan salah satu
pihak untuk menantang ketetapan pajak yang telah dibuat. Hal ini memiliki
keuntungan bahwa setelah periode waktu telah berakhir, informasi tidak dapat
lagi digunakan dalam proses
Aturan
yang berbeda berlaku untuk berbagai bentuk perpajakan, sehingga perusahaan mungkin
harus mengembangkan kebijakan retensi kompleks untuk memastikan kepatuhan. Banyak
organisasi ingin menjaga akuntansi dan administrasi catatan untuk waktu yang
lebih lama, karena sifat dari kegiatan mereka. Dalam beberapa kasus, ini akan
berarti menyimpan catatan selama masa klien
Hal
ini juga bijaksana untuk organisasi dari semua jenis untuk mempertahankan
catatan di daerah-daerah tertentu, seperti catatan tentang karyawan masa lalu
dan sekarang , dan mereka yang telah bekerja untuk mereka sebagai kontraktor.
Namun, retensi rincian pribadi orang mungkin dilindungi oleh undang-undang
perlindungan data mensyaratkan bahwa informasi tidak relevan lagi dengan kebutuhan
organisasi akan dihapus.
OTENTIFIKASI
PENGARSIPAN FILE DAN DOKUMEN
Salah
satu contoh kasus di mana otentikasi catatan arsip penting dapat ditemukan di
laboratorium penelitian farmasi perusahaan. Secara tradisional, peneliti akan
mengumpulkan catatan dan laporan mereka pada akhir minggu, dan memiliki saksi dengan
mereka. Otentikasi dari catatan dengan cara ini harus menjadi kebijakan
perusahaan, dalam kasus itu pernah perlu membuktikan kepada Food and Drug
Administration persis bagaimana nya penelitian telah dilakukan (Wayner 1999).
Jika peneliti menghasilkan data penelitian elektronik, itu tidak masuk akal
untuk mencetak semuanya hanya untuk memungkinkan seseorang untuk menandatangani
salinan kertas.
Sebaliknya,
perusahaan dapat menggunakan pendekatan elektronik untuk otentikasi data. Metode
ini didasarkan pada waktu stamping, yang bekerja sebagai berikut. Misalkan
suatu perusahaan ingin dapat membuktikan bahwa dokumen elektronik diproduksi
pada atau sebelum tanggal tertentu, katakanlah 1 Juni 2001. Ini menempatkan catatan
elektronik melalui algoritma hash (tepatnya seolah-olah ini adalah pesan
jaringan untuk dilindungi terhadap gangguan).
Waktu
stamping sederhana dan efektif untuk catatan dan file individual.
Menggunakannya pada kumpulan data yang lebih besar, tapi lebih sulit untuk
mengelola. masalah timbul dari kebutuhan untuk menyimpan data dalam bentuk yang
sama persis. Ini berarti bahwa tidak ada bagian itu dapat dihapus, dan jika disalin
ke media perekam yang berbeda, tidak boleh ada perubahan mendadak dalam cara
data terstruktur atau dikodekan. Penghapusan atau perubahan hanya satu bit akan
mengubah hash secara dramatis (ini menjadi cara algoritma hash untuk bekerja)
dan membatalkan keseluruhan latihan.
Sebuah
pendekatan alternatif adalah untuk mempertahankan log elektronik dari segala
sesuatu yang terjadi pada file . Jika log disimpan seluruhnya secara terpisah,
dapat digunakan sebagai bagian dari jejak audit untuk memeriksa apakah semua
data telah dibuat dalam cara yang diotorisasi. Sayangnya, implikasinya dapat
dengan cepat menjadi mimpi buruk administratif .
Setiap
file rekam medis pasien harus didukung oleh audit trail yang merekam rincian
dari semua penambahan, update , penghapusan dan tampilan dari catatan-catatan; Penggunaan
catatan audit trail akan memungkinkan sarana melihat atau merekonstruksi setiap
rekam medis pasien individu di seluruh hari seperti itu pada hari sebelumnya.
Ada
satu tantangan terakhir yang dihadapi siapa pun yang mencoba untuk meletakkan
sebuah arsip yang dapat dikonfirmasi atas jangka waktu yang lama. Perlindungan harus
didasarkan pada hashing dan teknik kriptografi yang tersedia saat ini, tetapi tidak
dapat dihindari bahwa ini akan muncul hal yang primitif ke kriptografer (dan hacker) masa depan.
Masalah mencoba untuk mengantisipasi bentuk serangan terhadap enkripsi
mengambil beberapa tahun ditinjau oleh Schneier (1998), yang menyimpulkan bahwa
'suka atau tidak, kriptografer harus futuris'. Sayangnya, ini adalah daerah di
mana ada mungkin ada jawaban perusahaan. Membungkus data dalam banyak rupanya kriptografi
aman adalah seperti meletakkan kertas ke dalam kotak besi, dalam yang akhirnya
kotak akan berkarat pergi.
REKOR
KEBIJAKAN RETENSI
Dalam
era elektronik, organisasi harus memutuskan mana yang merekam untuk menyimpan,
dan teknologi apa yang harus digunakan untuk menyelamatkannya. Meskipun mereka
sudah memiliki kebijakan retensi didefinisikan dengan baik berdasarkan catatan
kertas, mereka tidak akan mengantisipasi banyak situasi yang bisa timbul dengan
elektronik penyimpanan - terutama jika banyak catatan bisnis inti sedang berasal
elektronik, seperti yang sering terjadi sebagai akibat dari latihan untuk
'merekayasa ulang' proses bisnis.
Catatan
elektronik jauh lebih lunak daripada kertas. mereka adalah mudah diedit,
disalin, dan dipertukarkan melalui jaringan. Sebuah teks dapat tidak ada melalui
serangkaian revisi oleh beberapa penulis dari berbagai departemen. Versi 'akhir'
mungkin dicetak untuk dikirim kepada orang lain di luar organisasi, namun
ironisnya versi kertas tak seorang pun ingin tetap menggunakannya.
Jika
perusahaan memanfaatkan EDI atau email, maka kemungkinan akan memproses ratusan
pesan per hari. Masing-masing setara dengan selembar kertas-formulir pemesanan,
pengakuan penerimaan, agenda untuk pertemuan yang biasanya akan disimpan,
setidaknya untuk waktu. Beberapa pesan ini perlu dipertahankan, sehubungan
dengan rekening, kontrak dan sesuai dengan peraturan. Lainnya, seperti email
menasihati semua orang dari staf janji baru atau direvisi jam buka kantin ,
dapat diperlakukan sebagai sekali pakai.
Email
dapat ditulis dan beredar luas secara cepat, yang membuka jalan bagi semua
jenis perangkap . Masalahnya telah disimpulkan oleh Skupsky :
“Ketika individu
berkomunikasi melalui surat elektroni , mereka sering memanfaatkan bahasa
non-formal yang mungkin sesuai untuk
percakapan internal tetapi akan benar-benar tidak pantas untuk dokumen tertulis
resmi . Beberapa orang menggunakan verbiage yang mencerminkan pendapat pribadi
atau bias, percaya bahwa surat elektronik pribadi dan swasta . Kasus pengadilan
kini telah dikonfirmasi bahwa surat elektronik bukanlah pribadi atau swasta.”
Manajemen
Arsip Quarterly , April 1993 : 40-9
Email
telah ditampilkan dalam sejumlah proses hukum, khususnya di Amerika Serikat.
Pada bulan Juni 1999, Microsoft terpaksa melepaskan jumlah email internal yang
dalam proses anti-trust tentang pemasaran perangkat lunak web browser. Email
yang mengungkapkan bagaimana staf Microsoft dibahas cara membantah beberapa
tuduhan yang telah dibuat terhadap
perusahaan
(Anon 1999b) . Hal ini juga telah memutuskan bahwa surat elektronik dapat
sebuah 'catatan publik', dan tidak boleh dihancurkan.
Kasus
surat elektronik menyoroti kesulitan mendefinisikan 'dokumen' akan ditutupi
oleh kebijakan retensi dokumen. Sebagai aplikasi bisnis memanfaatkan lebih
besar dari teknologi suara dan video, keragaman jenis dokumen akan meningkat.
Ini tidak lagi cukup untuk menentukan apa dokumen sekitar , rekening juga harus
diambil dari bentuk yang tepat di mana mereka disimpan . Oleh karena itu,
Sebuah kebijakan retensi harus mencakup tiga bidang utama :
·
Definisi
dokumen yang dicakup oleh kebijakan
Hal
ini mungkin dengan mengacu pada persoalan yang mereka hadapi atau sifat persyaratan di masa depan (misalnya
kertas yang mungkin relevan dengan litigasi). Definisi harus menggunakan
istilah yang tepat.
·
Aturan
yang mencakup periode waktu untuk retensi
Ini
harus menunjukkan kedua periode waktu, dan tanggal dari mana periode berjalan.
Misalnya, tanggal dimana rekor diciptakan, atau tanggal pada yang terakhir
diperbaharui Aturan juga harus membuat jelas apakah catatan dapat dihancurkan
setelah waktu ini, atau tidak (sebagai diperlukan oleh beberapa undang-undang
perlindungan data ).
·
Media
yang catatan disimpan
Dalam
kebijakan ini, dianggap menjadi lembar kertas. Beberapa kebijakan akan merujuk
secara khusus untuk binder atau kartu, atau media terbaca-manusia lainnya
seperti mikrofilm. Di masa depan, lebih banyak harus dimasukkan di bawah judul,
untuk menentukan bagaimana file magnetik dan optik, dengan prosedur sekutu untuk
membuat salinan dikonfirmasi ke media baru dan ketika diperlukan.
KONTINUITAS
BISNIS DAN PENGARSIPAN REKOR RETENSI DI
INGGRIS NASIONAL PELAYANAN KESEHATAN
Berikut
ini menunjukkan garis besar saran umum yang dikeluarkan untuk manajer kesehatan Pihak berwenang di Inggris. Pihak
berwenang semua memiliki persyaratan yang sama, sehingga mudah untuk beradaptasi
untuk kebutuhan individu masing-masing. Jenis permasalahan yang dicakup oleh saran
secara singkat dijelaskan di bawah ini, karena mereka mungkin relevan di hampir
semua kebijakan retensi.
1.
Sebuah
kajian bidang terkait undang-undang
Dalam hal ini , sebagian besar
persyaratan mengalir dari kewajiban yang dikenakan pada semua badan pemerintah
di bawah catatan public.
2.
Pedoman
bagaimana catatan yang harus dipilih untuk retensi
Dalam beberapa kasus, nasihat termasuk
penjelasan mengapa catatan mungkin diperlukan, mungkin untuk penelitian tujuan,
atau untuk digunakan mungkin dalam proses hukum. Beberapa saran yang cukup
kategoris, seperti 'catatan yang merupakan bukti dari judul tidak boleh
dihancurkan'.
3.
Pedoman
panjang waktu untuk retensi
Ini mengulas kasus di mana definisi catatan
dan periode retensi yang terkait memerlukan beberapa penjelasan , sering karena
periode waktu mungkin berbeda dengan keadaan. Misalnya, beberapa catatan harus
dipertahankan selama 20 tahun setelah sakit telah berhenti , tapi hanya untuk 8
tahun jika pasien telah meninggal.
4.
Daftar
rinci persyaratan untuk retensi lebih panjang waktu tertentu
Final bagian daftar
periode retensi untuk setiap jenis catatan, pengelompokan mereka di bawah tiga
judul utama (keuangan, toko, peralatan dan bangunan, dan kesehatan).
0 komentar:
Posting Komentar